Office快捷键汇总 Word、Excel、PowerPoint快捷键大全

今天我们拿使用率最高的三件套——Word、Excel、PowerPoint开刀，聊一聊快捷键。

当然，并不是Office快捷键汇总，这里有官方提供的详细列表。我们希望带给用户有价值的干货而不是无用的记忆负担，所以挑了一些容易被忽略但能有效提升工作效率的快捷键，有些是官方也没有列出来的，跟大家分享一下。原则上尽量选择很多用户会用到功能，但比较少用户知道有快捷键，的快捷键。

写在前面，看了不吃亏

1、本文将包含快捷键、组合键、功能键、导航键及按键和鼠标的配合操作，正文中不再做区分说明。

2、快捷键又叫热键，顾名思义就是通过某些按键的组合快捷地实现某个/些功能；

3、小编给功能键的定义是，非输入键即为功能键，包括F1-F12、ESC、Insert等；

4、相较于快捷键同时按下多个按键的操作，导航键往往需要分次按下不同按键，实现不同层级菜单下的命令，通常需要用到Alt键；

5、使用快捷键的意义在于减少鼠标的移动距离和点按次数，或减少双手在键盘和鼠标之间切换的次数，需要一定的记忆成本，但可以极大地提高效率。

6、某些功能有多于一个/组快捷键，某些快捷键在不同软件中对应不同功能；

7、大部分快捷键实现的功能都是鼠标“点一两下”可以完成的，快捷键更适合持续输入时使用。

8、部分功能需要2013版以上。

9、键盘宏不在本次讨论之内。

10、macOS键盘中Command ⌘、Option/Alt ⌥、Shift ⇧分别对应Windows键盘中Ctrl、Alt、Shift。

先看一些通用的

众所周知，快捷键的江湖中人气最高的莫过于“三键客”——Ctrl、Shift、Alt。

和这三个键有关的快捷键在所有快捷键中占比多少小编不敢断言，但大多数键盘都标配两套的待遇，足见其和大部分按键都需要有配合。

由于Word、Excel、PowerPoint软件核心功能的差异性，同一快捷键在不同软件中往往有不同的作用，但得益于都是微软亲生的，与文档类型无关的功能，可以共用一套快捷键。

Ctrl + S - 保存

都非常熟悉了对吧，Ctrl + A/B/U/I/E/R/L/Z/Y都可以不提，但Ctrl + S有事没事按两下绝对是个好习惯（没有嵌入字体的话），小编就得了“稍微有点改动就按Ctrl + S”的绝症，比自动保存到本地和云端还要靠谱。

F12 – 另存为

说完保存，另存为也提一下，对一些用户来说可能使用率并不是那么高，但别忘了可以另存为PDF呀。

Shift + F10 – 光标处或选中区域上下文键（鼠标右击）

我们说过快捷键的作用之一就是减少鼠标操作，也就是需要替代鼠标一部分操作，右击就是其中之一。并不是所有键盘都有上下文键，一般长这样▼，在右Alt和右Ctrl键之间，作用是打开上下文菜单（右击菜单）。没有上下文键还不想碰鼠标时，Shift + F10就是完美的替代方案。

Ctrl + Shift + C、Ctrl + Shift + V – 格式刷

格式刷肯定都用过，快捷键的好处就是，想要刷多次，直接定位或选中内容，Ctrl + Shift + VVVVV就好了。

F4 – 重复上一步操作

Alt + F4大家都知道是从当前窗口退出，而只剩下一个F4键时，功能更强大。可以重复的操作包括但不限于输入、删除、复制、格式刷等，三件套中都适用。

格式刷▲

连续输入▲

Alt导航键 + 快速访问工具栏/无快捷键功能/宏 – 导航键

这次去掉F4，Alt键的功能更值得我们多花一些篇幅。在三大件（以及几乎所有Windows原生）窗口中，按一下Alt键，功能区的选项卡周围会显示不同的大写字母，快速访问工具栏周围会显示数字，按下相应的按键，就可以进入选项卡或执行快速访问工具栏的功能。进入选项卡后，每个功能按键周围又会显示大写祖母或字母组合，按下执行功能或进入下一级菜单。

如果记住了某个选项卡对应的字母，比如“设计”对应的G，就可以同时按Alt + G快速实现。

以及，常用却没有快捷键的功能，比如Word中的“编号”、Excel中的“冻结窗格”、PowerPoint中的“对齐”“选择窗格”等，或编写/录制的宏，可以将其添加到快速访问工具栏，配合Alt +数字快速调用。

这次先看到这里，下一期我们分享一些每个软件中可以体现特色的快捷键，很快很快就会跟大家见面。

Word

Ctrl/Shift/Alt + 鼠标操作/方向键/Home/End/PG UP/PG DN – 定位/选择

上面提到的几个功能中，有些是作用于内容的，作用于字词句需要选中，作用于段落需要定位在其中。作为使用频率非常高的定位/选择功能，微软自然是开发了非常多好用又好记的快捷键。

我们挨个来看，你肯定会用到一些：

Ctrl + 鼠标左键单击 – 选中整句话

按住Ctrl加鼠标滚轮那是家喻户晓，但配合左键单击知道的用户貌似不太多。功能是定位到相邻两个句号或句点之间的任意位置，会选中整句话，效率上来讲应该是比“找句号-拖动选中-找句号”高一些。

Ctrl + 鼠标右键单击 - （将已选中的内容）移动到定位位置

选中任意内容，按住Ctrl键，鼠标右键单击某个位置，选中的内容会移动到相应位置。

比起鼠标直接拖拽的优势在哪呢，可能有句话需要从第一页挪到第十页也说不定，对吧。

那比起Ctrl + X、V呢，就要看手里有没有鼠标了。

Ctrl + 方向键 – 逐词、逐段移动光标

在Word中直接按方向键，左右是逐字移动光标，上下是逐行；配合Ctrl，光标可以在更高层级的内容单位中移动：Ctrl + 左右键是逐词移动光标，Ctrl + 上下键是逐段移动光标。

（Ctrl + ）Shift + 方向键/PG UP/PG DN – 选中光标起始到最终位置中的所有内容

Shift和控制光标位置按键的组合功能就是这么纯粹，Ctrl键的作用参考上条。

Shift + F3 – 调整英文大小写

选中一段英文或包含英文的内容，使用Shift + F3可以让英文部分在全大写、全小写、句首字母大写之间切换。

需要注意的是，句首的判定条件是句点加空格，如果有语法错误是识别不出的。以及专有名词无法被识别，包括自家的产品，一视同仁。

另外，全部改成大/小写为Ctrl + Shift + A/K。

Shift + Alt + 方向键

这又是一组鬼才快捷键，将光标定位在某段文本中，Shift + Alt + 上下键可以调整段落位置，Shift + Alt + 左右键可以更改整段文字样式。

在表格中，定位到任意一行或选中多行中的任意单元格，Shift + Alt + 上下键可调整这些行在整个表格中的行序，如果选中的单元格在顶部或底部，Shift + Alt + 上下键可实现拆分/合并表格。

其他一些常用或不常用但是挺有用的快捷键：

Tab：增加缩进

Shift + Tab：减少缩进

Ctrl + Shift + < / >：缩小/增大字号

Ctrl + [ / ]：逐磅缩小/增大字号

Ctrl + =：下标

Ctrl + Shift + =或Ctrl + +：上标

Ctrl + F/H：查找/替换

Ctrl + D：打开“字体”对话框

Ctrl + 1/2/5：单/双/1.5倍行距

Excel

Alt + Enter – 单元格内换行

就是字面意思，单元格内需要手动换行的情况可能并不太多，不过万一哪次要用到也得知道呀。

Ctrl + 1 – 打开“设置单元格格式”对话框

比鼠标右击再选择要快不少，但接下来的操作大概率还是要交给鼠标。

Ctrl + 方向键/Home/End – 快速定位

想起来一位外国小哥挑战了九个多小时，终于知道了Excel工作表共有1048576行……

在空白的列中，Ctrl + 下方向键可以直达，非空白列中会定位到最底部数据，再按一下也会直奔一百多万行。

没错，在有数据的区域，Ctrl + 上/左/右方向键会定位到各自行列的边缘，再多按一下就会定位到整个工作表的边缘。

Ctrl + Home/End会定位到整个数据区域的左上角/右下角。

（Ctrl + ）Shift + 方向键/Home/End - （快速）选择

参考上一条，Ctrl键作用同上，Shift键负责选择起始单元格之间的区域。

Ctrl + PG UP/PG DN – 切换工作表

在Excel中Ctrl + Tab是行不通的。

Ctrl + E – 快速填充（不同于填充柄的自动填充）

先来看个例子，再说Ctrl + E能做什么事，顺便看一下和填充柄的区别。

左列填充柄求和，右列快速填充拼接字符串▲

Ctrl + E可以从上一整行/列的操作中找到工作机制，再配合本行/列的数据，得出结果，以此类推，可以用来拼接字符串、提取字符串等；

填充柄也叫自动填充，仅需要与相邻的单元格逻辑一致或符合同一规律即可。

Alt + = - 自动求和

字面意思，有时还挺好用。

Ctrl + Shift + =或Ctrl + + - 插入行/列/单元格

很好理解，被选中的单元格/行/列移开，插入新的单元格/行/列。

Shift + F3 – 插入函数

和点一下是一样的，有些应用场景中会快很多。

Ctrl + 9/0 – 隐藏指定行/列

选中单元格（所在的行/列）/行/列，隐藏之。

PowerPoint

PowerPoint由于需要处理较多图形对象和动画，所以多数情况下还是鼠标操作效率更高，之前对文字和单元格意义不是很大的一些快捷键，在排版和动画上却可以大放异彩。

Ctrl/Shift + 鼠标点按/拖拽

按住Ctrl或Shift键，用鼠标逐个选中对象，可同时选中；

按住Ctrl键并用鼠标拖拽，可以复制选中的对象；

按住Shift键并用鼠标拖拽，可以让对象沿直线移动；

同时按住Ctrl和Shift键并用鼠标拖拽，可以复制选中对象并使两者在同一直线上。

Ctrl + G – 合并

同一页PPT中很多对象需要进行多项相同操作时，绝对是利器。

Alt + 左右键 – 旋转15°

和按住Shift键用鼠标旋转功能相同，按一下旋转15°，左键逆时针，右键顺时针，刚好要将对象旋转15°的整数倍时效率高太多。

Shift + 方向键 – 拉伸图形/图片/文本框形状

图片可以保持比例从对象中心缩放，上/右方向键为放大，反之缩小；

图形和文本框只能在于方向键平行的两个方向上拉伸，上下方向键为纵向拉伸，左右方向键为横向拉伸。

Ctrl + Shift + [ / ] – 将对象置于顶层/底层

字面意思，往往需要配合“选择窗格”使用。

F5 – 从头放映

从第一张幻灯片开始放映。

Shift + F5 – 从当前页放映

从当前编辑页开始放映。

今天的分享就先到这里，如果没有提到你常用的快捷键，欢迎在评论区交流补充。